pengawasan organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

Pengawasan pada hakekatnya merupakan tindakan membandingkan antara hasil dalam kenyataan dengan hasil yang diinginkan. Hal ini disebabkan karena antara kedua hal tersebut sering terjadi penyimpangan-penyimpangan, maka tugas pengawasan adalah melakukan koreksi atas penyimpangan?penyimpangan tersebut.

Pengawasan merupakan fungsi manajerial yang keempat setelah perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan. Sebagai salah satu fungsi manajemen, mekanisme pengawasan di dalam suatu organisasi memang mutlak diperlukan. Pelaksanaan suatu rencana atau program tanpa diiringi dengan suatu sistem pengawasan yang baik dan berkesinambungan, jelas akan mengakibatkan lambatnya atau bahkan tidak tercapainya sasaran dan tujuan yang telah ditentukan.

Perencanaan merupakan salah satu empat fungsi manajemen yang penting dan saling terkait satu sama lain. Berbicara tentang perencanaan, kita dihadapkan pada pertanyaan apakah suatu rencana berjalan dengan baik atau tidak. Pertanyaan mendasar ini kiranya aktual diajukan manakala kita melihat realitas keseharian yang menunjukkan banyaknya kegagalan akibat perencanaan yang salah dan tidak tepat. Kesalahan perencanaan dapat berada pada awal perencanaan itu sendiri ataupun pada saat proses perencanaan itu berlangsung.

Banyak perencanaan pemerintah yang gagal gara-gara apa yang direncanakan tersebut tidak mempunyai pijakan yang relevan dengan kondisi sosial budaya masyarakat. Bahkan kadang-kadang alih – alih prrgram yang dilaksanakan dapat memberdayakan masyarakat, akan tetapi pada akhirnya ternyata malah menciptakan ketergantungan masyarakat kepada pemerintah. Artinya pemerintah selalu memberikan ikan, bukan kail seperti yang sering disampaikan oleh beberapa pakar. Melihat kenyataan ini, timbul tanda tanya besar bagi perencana, kenapa hal ini terjadi. Makalah ini menjelaskan tentang perencanaan, khususnya jenis-jenis pengawasan dan masalah pengawasan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Pengawasan

Istilah pengawasan dalam bahasa Inggris disebut controlling, yang oleh Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa: “… the modern concept of control … provides a historical record of what has happened … and provides date the enable the … executive … to take corrective steps …”. Hal ini berarti bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan. More (dalam Winardi, 2000:226) menyatakan bahwa: “… there’s many a slip between giving works, assignments to men and carrying them out. Get reports of what is being done, compare it with what ought to be done, and do something about it if the two aren’t the same”.

Pengertian tentang pengawasan sangat beragam dan banyak sekali pendapat para ahli yang mengemukakannya, namun demikian pada prinsipnya kesemua pendapat yang dikemukan oleh para ahli adalah sama, yaitu merupakan tindakan membandingkan antara hasil dalam kenyataan (dassein) dengan hasil yang diinginkan (das sollen), yang dilakukan dalam rangka melakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam kegiatan manajemen. Berikut beberapa pengertian tentang pengawasan dari para ahli:

Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah: “Proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.” Ciri terpenting dari konsep yang dikemukan oleh Siagian ini adalah bahwa pengawasan hanya dapat diterapkan bagi pekerjaan-pekerjaan yang sedang berjalan dan tidak dapat diterapkan untuk pekerjaan?pekerjaan yang sudah selesai dilaksanakan.

Terry (dalam Winardi, 1986:395) juga berpendapat tentang pengertian pengawasan ini, ia mengatakan bahwa: Pengawasan berarti mendeterminasi apa yang dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana-rencana. Jadi pengawasan dapat dianggap sebagai aktivitas untuk menemukan dan mengoreksi penyimpangan-penyimpangan penting dalam hasil yang dicapai dari aktivitas-aktivitas yang direncanakan.

Sementara Lembaga Administrasi Negara (1996:159) mengungkapkan bahwa: Pengawasan adalah salah satu fungsi organik manajemen, yang merupakan proses kegiatan pimpinan untuk memastikan dan menjamin bahwa tujuan dan sasaran serta tugas-tugas organisasi akan dan telah terlaksana dengan baik sesuai dengan rencana, kebijakan, instruksi, dan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan dan yang berlaku. Pengawasan sebagai fungsi manajemen sepenuhnya adalah tanggung jawab setiap pimpinan pada tingkat mana pun. Hakikat pengawasan adalah untuk mencegah sedini mungkin terjadinya penyimpangan, pemborosan, penyelewengan, hambatan, kesalahan dan kegagalan dalam pencapaian tujuan dan sasaran serta pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

B.     Maksud dan Tujuan Pengawasan

Terwujudnya tujuan yang dikehendaki oleh organisasi sebenarnya tidak lain merupakan tujuan dari pengawasan. Sebab setiap kegiatan pada dasarnya selalu mempunyai tujuan tertentu. Oleh karena itu pengawasan mutlak diperlukan dalam usaha pencapaian suatu tujuan. Menurut Situmorang dan Juhir (1994:22) maksud pengawasan adalah untuk :

1. Mengetahui jalannya pekerjaan, apakah lancar atau tidak
2. Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengadakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan-kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan yang baru.
3. Mengetahui apakah penggunaan budget yang telah ditetapkan dalam rencana terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang telah direncanakan.
4. Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program (fase tingkat pelaksanaan) seperti yang telah ditentukan dalam planning atau tidak.
5. Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dalam planning, yaitu standard.

Sementara berkaitan dengan tujuan pengawasan, Situmorang dan Juhir (1994:26) mengatakan bahwa tujuan pengawasan adalah :

1. Agar terciptanya aparat yang bersih dan berwibawa yang didukung oleh suatu sistem manajemen pemerintah yang berdaya guna (dan berhasil guna serta ditunjang oleh partisipasi masyarakat yang konstruksi dan terkendali dalam wujud pengawasan masyarakat (pengawasan sosial) yang obyektif, sehat dan bertanggung jawab.
2. Agar terselenggaranya tertib administrasi di lingkungan aparat pemerintah, tumbuhnya disiplin kerja yang sehat.
3. Agar adanya keluasan dalam melaksanakan tugas, fungsi atau kegiatan, tumbuhnya budaya malu dalam diri masing?masing aparat, rasa bersalah dan rasa berdosa yang lebih mendalam untuk berbuat hal?hal yang tercela terhadap masyarakat dan ajaran agama.

C.    Jenis-Jenis Pengawasan

Pengawasan dapat diklasifikasikan menjadi tiga kategori utama, yaitu (1) berdasarkan sifat aliran informasi yang didesign ke dalam sistem (contohnya pengawasan lup terbuka dan tertutup), (2) berdasarkan jenis komponen dalam design (contohnya sistem pengawasan manusia atau mesin); dan (3) berdasarkan hubungan pengawasan dengan proses keputusan (contohnya pengawasan organisasi atau operasi).

1.      Pengawasan Lup Terbuka dan Tertutup

Sistem pengawasan lup tertutup adalah sitem pengawasan yang sinyal keluaran mempunyai pengaruh langsung pada aksi pengontrolan. Jadi sistem pengawasan lup tertutup adalah sistem pengawasan berumpan-balik. Sinyal kesalahan pengerak, yang merupakan selisih antara sinyal masukan dan sinyal umpan-balik (yang dapat berupa sinyal  keluaran atau suatu fungsi sinyal keluaran dan turunan), diumpankan ke pengawasaner untuk memperkecil kesalahan dan membuat agar keluaran sistem mendekati harga yang diinginkan. Sistem pengawasan lup terbuka adalah sistem pengawasan yang keluaran tidak berpengaruh pada aksi pengontrolan. Jadi pada sistem pengawasan lup terbuka, keluaran tidak diukur atau diumpan-balikkan utuk dibandingkan dengan masukan.

2.      Pengawasan Manusia Dan Mesin

Elemen-elemen pengawasan mudah untuk mengidentifikasi sistem mesin. Sebagai contoh, karakteristik yang akan dikendalikan mungkin beberapa variable seperti kecepatan atau suhu, dan perangkat penginderaan bisa menjadi speedometer atau thermometer. Sebuah harapan presisi ada karena karakteristik yang dihitung dan standar serta variasi normal diharapkan dapat digambarkan dalam istilah yang tepat. Dalam sistem mesin otomatis, masukan informasi yang digunakan dalam proses penyesuaian berkelanjutan untuk mencapai spesifikasi output. Bahkan ketika variasi kecil dari standar terjadi, proses koreksi dimulai. Sistem otomatis ini sangat terstruktur, yang dirancang untuk menerima beberapa jenis masukan dan menghasilkan output yang spesifik, dan diprogram untuk mengatur transormasi masukan dalam kisaran variasi yang sempit.

Untuk ilustrasi pengawasan mekanik, sebagai beban pada peningkatan mesin uap dan pada mesin mulai berkurang, regulator bereaksi dengan membuka katup, dan masukan tambahan energy uap bertambah.

Ketika orang-orang dikelompokkan dalam beberapa pengaturan yang terorganisir, proses pengawasan cukup berbeda. Hubungan antara tujuan dan karakteristik yang terkait sering samar-samar, pengukuran karakteristik mungkin sangat subjektif, standar yang diharapkan sulit untuk ditentukan, dan jumlah masukan baru yang dibutuhkan mustahil untuk dihitung. Untuk ilustrasi, mari kita simak sekali lagi sebuah sistem sosial formal di mana perilaku menyimpang dikendalikan melalui prosesdiamati pelanggaran hukum yang ada (sensing) sidang pengadilan, dan percobaan (dibandingkandengan standar), penahanan ketika terdakwa bersalah (koreksi), dan melepaskan dari tahanan setelah rehabilitasi tahanan telah terjadi.

Batas kecepatan yang ditetapkan untuk mengemudi di jalan raya merupakan salah satu standar kinerja yang diukur, tetapi bahkan dalam hal ini, tingkat variasi diperbolehkan dan jumlah variasi yang sebenarnya sering menjadi subjek perselisihan antara petugas patrol dan pelanggar yang dicuriagai. Kompleksitas masyarakat kita tercermin dalam berbagai hokum dan peraturan, yang menetapkan standar umum untuk operasi ekonomi, politik, dan sosial. Seorang warga mungkin tidak memahami atau mengetahui hukum dan akibatnya tidak akan tahu apakah dia bersalah karena pelanggaran atau tidak.

Kebanyakan sistem terorganisasi adalah beberapa kombinasi manusia dan mesin. Beberapa elemen pengawasan dapat dilakukan dengan mesin sementara yang lain dicapai oleh manusia. Selain itu, beberapa standar bisa jadi justru terstruktur, sedangkan yang lain hanya sebuah pedoman umum dengan berbagai variasi output yang diharapkan. Manusia harus bertindak sebagai pengendali ketika pengukuran dan penilaian subjektif diperlukan. Mesin seperti computer tidak mampu membuat pengecualian dari criteria pengawasan tertentu, tidak peduli berapa banyak kasus tertentu bisa menjamin pertimbangan khusus.

3.      Pengawasan Organisasi dan Operasi

Konsep pengawasan organisasi melekat dalam teori birokrasi Max Weber. Terkait dengan teori ini konsep-konsep seperti “rentang kendali”, “kedekatan pengawasan”, dan “otomatis hirarkis”. Pandangan Weber cenderung untuk memasukkan semua tingkat atau jenis pengawasan organisasi sebagai hal yang sama. Baru-baru ini, penulis cenderung